Ata da 49ª Reunião do CONARQ, de 10 de dezembro de 2008
Aos dez dias do mês de dezembro de 2008, no salão
nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade
do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva,
Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, foi realizada a
quadragésima nona reunião ordinária do Plenário do CONARQ. Participaram
da reunião: representando o Poder Executivo Federal:
Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), do Museu de Astronomia e Ciências
Afins (MAST) e João Batista Ferri de Oliveira (titular), do Ministério
do Planejamento, Orçamento e Gestão; representando o Poder Judiciário Federal:
Ana Rosa de Sá Barreto dos Santos (suplente), do Tribunal Superior do
Trabalho e Eloiza Rocha Pereira (suplente), Conselho da Justiça
Federal; representando o Poder Legislativo Federal:
Antonio Alberto de Carvalho (suplente), do Senado Federal e Lamberto
Ricarte Serra Júnior (titular), da Câmara dos Deputados; representando
o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais:
Maria Tereza Navarro de Britto Matos (titular), do Arquivo Público do
Estado da Bahia, Daysi Lúcia Ramos de Andrade (titular), do Arquivo
Público do Paraná e Pedro Ferreira de Moura Filho (suplente), do
Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano; representando os Arquivos Públicos Municipais:
Carlos Roberto Bastos Freitas (titular), do Arquivo Municipal de Campos
dos Goytacazes e Gilka Zannin Rosas (titular), da Fundação Arquivo
Memória de Santos (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras:
Clara Marli Scherer Kurtz (titular), da Associação dos Arquivistas do
Estado do Rio Grande do Sul e Pablo Soledade (suplente), da Associação
dos Arquivistas da Bahia; representando as instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva (titular), da Universidade Federal da Bahia; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais:
Paulo Knauss (titular), da Associação Nacional de História - ANPUH,
Suely Braga da Silva (titular), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas e
Solange Balbi Cerveira Reis (suplente), do Centro de Memória da
Eletricidade do Brasil. Justificaram suas ausências: Selma Braga Duboc,
do Ministério da Saúde; Maria Virginia Moraes Arana, da Universidade
Federal do Espírito Santo e Marilza Elizardo Brito, do Centro de
Memória da Eletricidade do Brasil. Não compareceram: Zulmira Canário
Pope, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional -
IPHAN; Alvaro Luis de Araujo Ciarlini, do Conselho Nacional de Justiça
- CNJ; Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal; Laila Monaiar, da
Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Resende, do Arquivo Nacional;
Liliana Alberti Henrichs, do Arquivo Histórico Municipal João Spadari
Adami e Adelina Cruz, do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas. Secretariou
os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a
colaboração de Domícia Gomes. O presidente do CONARQ, Jaime Antunes da
Silva inicia a 49ª Reunião Plenária do CONARQ solicitando que Marilena
encaminhe o primeiro item da pauta, qual seja, a leitura, a apreciação
e a deliberação sobre as atas da 47ª e 48ª reuniões plenárias do
CONARQ, lembrando que as mesmas foram encaminhadas previamente aos
conselheiros para as alterações devidas. Marilena informa que somente
as conselheiras Daisy Andrade e Kathya Campelo encaminharam suas
sugestões com antecedência. Marilena ressalta que, embora Kathya tenha
pedido desligamento do CONARQ, encaminhou suas sugestões a tempo.
Kathya fez algumas correções, e sugeriu que no texto da linha 143, pág.
5, fique clara a autonomia administrativa de cada tribunal uma vez que
ministros e juízes poderão não seguir as recomendações do CONARQ. Os
conselheiros concordam com a alteração proposta, embora tenham
observado que, mais adiante, fica clara a autonomia dos Poderes. A
Conselheira Daisy procedeu a algumas pequenas correções e sugeriu a
inclusão, na ata da 48ª Reunião Plenária do CONARQ, de um voto de
louvor, um registro da participação da ex-Conselheira Rosane Goreti
Ferron, do Arquivo Público do Rio Grande do Sul - APERS, por ter
colaborado com a Comissão criada para o estudo da Resolução nº 27, de
16 de junho de 2008 que dispõe sobre o dever do Poder Público, no
âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e
manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para
promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos
e a disseminação das informações neles contidas. Encerradas as
discussões, Jaime pergunta se há ainda outras alterações a serem
procedidas nas atas das 47ª e 48ª Reuniões. Não havendo mais sugestões,
os textos são aprovados. O presidente do CONARQ lembra que as atas,
depois de corrigidas, serão encaminhadas aos conselheiros e publicadas
no sítio do CONARQ. Dando prosseguimento, o presidente do CONARQ retoma
o próximo item da pauta - Apresentação dos pareceres sobre os acervos
de Oscar Niemeyer e Mário Covas encaminhados pela Comissão Técnica de
Avaliação para Declaração de Interesse Público e Social. O presidente
da Comissão, Jaime Spinelli Jr, apresenta o Parecer Nº 010/2008
favorável ao reconhecimento do acervo de Oscar Niemeyer relativo ao
período de 1940 - 2007 como de interesse público e social, ressalvando
que seus efeitos devem alcançar apenas os elementos do acervo
arquivístico, já declarados permanentes e que correspondam ao período
de 1940 a 2007, ficando excluídos da declaração, os acervos
bibliográficos e museológicos, bem como aqueles considerados como de
uso corrente. Ressalva, ainda, que a inserção de novos elementos ao
acervo está condicionada à sua avaliação por agente habilitado e
apreciação pela Comissão. Após algumas considerações por parte dos
conselheiros, o parecer foi aprovado por unanimidade. O presidente do
CONARQ informa que o acervo supracitado já fora reconhecido, em nível
nacional, pelo Programa Memória do Mundo, que recomendou sua
candidatura ao registro mundial. Em seguida, Jaime Spinelli apresenta o
Parecer Nº 011/2008, que conclui pela não aprovação da declaração de
interesse público e social do acervo arquivístico de Mário Covas, tendo
em vista que o mesmo, apesar de demonstrar em seu conteúdo a atuação do
titular na vida política do país, seu acervo retrata predominantemente
a sua trajetória como governador de SP. Por essa razão, a Comissão
propõe que o acervo em questão seja considerado de interesse público e
social, em nível estadual, sugerindo que o Governo do Estado de São
Paulo, em conjunto com o Arquivo Público do Estado de São Paulo, crie
um dispositivo legal que preserve e divulgue sua memória, em nível
regional. Isto posto, o presidente do CONARQ passa a palavra à
conselheira Suely, do CPDOC, a qual relata que, em 2001, três
pesquisadoras do CPDOC foram designadas pela Fundação Getúlio Vargas
para realizar um diagnóstico no acervo Mário Covas, ocasião em que foi
constatado que o acervo de Mário Covas possuía, à época,
características de coleção e não de fundo arquivístico, já que o acervo
não foi reunido de forma orgânica pelo próprio, no decorrer de suas
atividades. Embora reconheça a importância do acervo analisado,
ressalta que se deve ter o cuidado ao se designar um arquivo privado de
interesse público e social, no sentido estrito da Arquivologia, uma vez
que os 152 metros lineares não são de fato o acervo pessoal de Mário
Covas, mas sim documentos que dizem respeito a ele. Suely ressalta que,
em sua opinião, se deve fazer uma reavaliação para verificar se a
realidade relatada continua válida. Em sua opinião, se há interesse, o
interesse é nacional e não regional. O conselheiro Lamberto pede a
palavra e diz que a despeito das colocações que considera pertinentes,
acredita ser irrefutável o interesse público nacional do acervo Mário
Covas, embora admita não conhecer o acervo analisado. Conclui que se
for considerado de interesse público e social, que o seja em âmbito
nacional. O conselheiro Rubens Ribeiro, para comprovar que o acervo de
Mário Covas não se constitui como o arquivo privado pessoal de Mário
Covas, chama a atenção para o conjunto documental descrito no item n° 9
do Parecer - Gestão Governo de São Paulo - datado de 2004, portanto
três anos após a morte de Mário Covas. Jaime conclui que o relato da
Comissão e da Conselheira Suely são convergentes, reconhecendo a
importância do personagem público, pondera que ainda persiste a dúvida
sobre a declaração de interesse público do acervo em nível nacional.
Julga que o Plenário deve analisar a questão tecnicamente, do ponto de
vista da estrutura e da composição do arquivo Mário Covas. O presidente
do CONARQ diz que em sua opinião, um aspecto que deve ser levado em
conta é que muitos homens públicos não têm o hábito de se perpetuar a
si mesmo ou à sua obra na vida pública através de registros
deliberadamente reunidos para a posteridade, o que daria ao acervo uma
organicidade natural. Cita ainda, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que se refere aos arquivos privados como aqueles produzidos e
acumulados na trajetória de vida de uma pessoa ou entidade,
distinguindo um conjunto documental produzido e acumulado
organicamente, de uma produção não natural, isto é, reunindo documentos
de proveniências distintas para compor um conjunto documental que
retrate ou espelhe a vida daquele personagem a quem se quer homenagear.
O presidente do CONARQ reconhece a importância dessa questão e enfatiza
que a mesma servirá de balizamento técnico para decisões e análises
futuras. A conselheira Maria Izabel de Oliveira enfatiza a problemática
da questão e sugere que a Comissão faça uma nova visita, considerando
as questões colocadas pelo Plenário do CONARQ e recomenda o retorno da
Comissão com os novos dados levantados para habilitar o Plenário a
decidir sobre a concessão ou não da declaração de interesse público e
social do acervo Mário Covas. Em seguida, Lamberto destaca a figura e a
atuação de Mário Covas junto aos partidos, e observa que a documentação
relativa aos partidos não é preservada pela Câmara e pelo Senado
Federal. Esta documentação é de grande importância para o estudo da
formação dos partidos e da atuação política de personalidades públicas,
o que justifica cautela na apreciação da questão. Sugere que a Comissão
faça uma nova análise, ainda mais precisa. A Senhora Beatriz Monteiro,
membro da Comissão Técnica de Avaliação, relata a visita técnica à
Fundação e afirma que, em momento algum houve dúvida por parte da
Comissão sobre o fato da documentação se constituir em um acervo
privado. Reconhece, entretanto, a necessidade de revisão do parecer a
partir das observações feitas pelos conselheiros e propõe uma reunião
da Comissão para avaliar a necessidade de uma nova visita técnica.
Dando prosseguimento, o presidente do CONARQ informa que o Professor
Jonas Federman propôs o reconhecimento como de interesse publico e
social o acervo do físico Cesar Lattes. Informa que a proposta já fora
encaminhada à Comissão e que o assunto será discutido na próxima
reunião de 2009. Encerradas as discussões sobre declaração de interesse
público e social dos acervos mencionados, a conselheira Maria Izabel de
Oliveira informa sobre a proposta de reformulação da Resolução n° 6, de
15 de maio de 1997, que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização
de serviços arquivísticos públicos. Izabel explica que a proposta em
questão se dá em razão de questionamentos feitos por técnicos e órgãos
da administração pública federal. Izabel inicia sua fala fazendo um
pequeno histórico e algumas considerações sobre o processo de
terceirização no serviço público e suas consequências. Em seguida
apresenta um esboço das alterações a serem efetuadas na Resolução nº 6,
enfatizando que o trabalho ainda não está concluído. Ressalta que
vários órgãos da Administração Pública Federal, durante o II Encontro
Técnico dos Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo -
SIGA, da Administração Pública Federal, realizado em junho do presente
ano, na cidade de Brasília, solicitaram que o Arquivo Nacional e o
CONARQ revissem alguns pontos da Resolução Nº 6, como, por exemplo,
especificar o que é a guarda terceirizada e o que vêm a ser as
atividades técnicas auxiliares. Izabel informa que fez uma pesquisa de
atos e decretos para subsidiar a reformulação da Resolução nº 6 e que o
tema, devido a sua complexidade, exigirá um esforço redobrado para
evitar as distorções e os problemas apontados. A conselheira relata as
dificuldades de impugnar pregões e leilões sobre a guarda de documentos
por empresas terceirizadas, o que, por si só, mostra a importância de
se reformular a Resolução nº 6 de forma clara e concisa. Dando
prosseguimento Maria Izabel inicia a leitura da minuta de resolução
sobre terceirização de serviços arquivísticos. A primeira mudança
ocorreria no art. 1º, por ainda constar nele o Decreto nº 2.182, de 20
de março de 1997, revogado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de
2002. A conselheira Ana Rosa diz que não devem ser criadas ações que
limitem o administrador a realizar a guarda documental. Ela relata a
situação dos Arquivos do Judiciário em que muitas das vezes o
Presidente do Tribunal fica apenas por dois anos de mandato, o que
torna difícil para os responsáveis pela área de Arquivo pleitear
medidas de longo prazo, como planos de avaliação ou destinação de
espaço para guarda documental. O conselheiro Pablo Soledade sugere que
se destaque, na Resolução, a importância da estruturação dos arquivos,
mostrando que é mais caro terceirizar os serviços de arquivo do que
dotá-los de infra-estrutura adequada, equipamentos e pessoal
qualificado. A conselheira Maria Izabel informa que, em encontros
recentes da direção do Arquivo Nacional com representantes do Tribunal
de Contas da União - TCU, foi solicitado que se inclua a questão dos
Arquivos como objeto de auditoria. Caso esse projeto seja aprovado,
terá como conseqüência a destinação de verbas para os Arquivos porque
nenhum dirigente de instituição quer ver seu nome atrelado a ressalvas
e recomendações resultantes de auditorias. Solange Balbi enfatiza a
importância de se ressaltar na Resolução a necessidade de serem
definidas as pré-condições para que uma instituição realize a
terceirização da guarda documental. Com um sistema arquivístico bem
organizado e estruturado, o custo da guarda terceirizada e do acesso a
esse acervo seria bastante reduzido. Lamberto sugere, ainda, que os
documentos eletrônicos também não podem ter a guarda terceirizada e
sugere que se forme um grupo de conselheiros para trabalhar na
reformulação da Resolução nº 6. O conselheiro Alfredo Tolmasquim
parabeniza a iniciativa do CONARQ de reformular a Resolução, ratifica a
importância dela ser bem detalhada e apóia a sugestão do conselheiro
Lamberto no sentido de que se forme um grupo de trabalho dentro do
CONARQ para trabalhar nessa reformulação. Dando prosseguimento às
discussões, Maria Izabel diz ser contra a aprovação da terceirização da
guarda sobre qualquer aspecto, alegando que, se há o recurso financeiro
para realizar a terceirização da guarda, esse mesmo recurso pode ser
investido na guarda e microfilmagem de acervos pelo próprio órgão. A
conselheira Daysi relata a experiência do Arquivo Público do Paraná que
faz a guarda de documentos de órgãos da administração indireta, por
meio de um convênio de custódia, os quais pagam pela guarda
intermediária ao Arquivo Público do Paraná um custo bem menor, já que
este não visa lucro. Houve longa discussão sobre a terceirização de
serviços arquivísticos por parte dos conselheiros. Terminadas as
discussões, deliberou-se pela criação de um Grupo de Trabalho composto
pelos seguintes conselheiros: Maria Izabel, Solange Balbi, Pablo
Soledade, João Batista Ferri e Eloyza Rocha Pereira, os quais
trabalharão na reformulação da Resolução nº 6. O presidente do CONARQ
encerra a sessão da manhã e convida a todos para o almoço. Abrindo a
sessão da tarde, o presidente do CONARQ informa que a mesma terá início
com a apreciação sobre o Informativo do CONARQ. A senhora Domícia Gomes
é convidada a falar sobre o Informativo CONARQ. Inicia sua exposição,
apresentando uma proposta de layout do Informativo, elaborada pela
equipe de Coordenação do CONARQ. Domícia diz que o Informativo do
CONARQ tem como objetivo dar ampla publicidade às atividades
desenvolvidas pelo Conselho e também divulgar temas relacionados à
política de arquivos. Continuando, Domícia sugere que a periodicidade
do Informativo seja semestral e que sejam contempladas notícias de
ações do CONARQ, legislação, notícias das Câmaras Técnicas e Setoriais,
da comunidade arquivística em geral. Diz ainda que a inclusão de
matérias para publicação no Informativo deverá contar com a colaboração
de todos os conselheiros mediante o envio de notícias, artigos,
resenhas, etc. A conselheira Suely indaga sobre como será feita a
difusão do Informativo. Domícia responde que a idéia é que o
Informativo CONARQ seja editado e distribuído em versões impressa e
eletrônica, sendo que a versão em papel será editada e distribuída duas
vezes por ano e a versão digital distribuída periodicamente, via e-mail
ficando todas as edições disponíveis no sítio do CONARQ. O presidente
do CONARQ propõe que o Informativo seja lançado sempre até um mês após
as Reuniões do CONARQ. A conselheira Suely sugere que o Informativo a
ser distribuído via e-mail seja em formato resumido, com link para a
forma completa. A conselheira Maria Tereza Navarro pergunta se já foi
requerido o ISSN. Domícia responde que ainda não, mas que já fora
programado. O conselheiro Paulo Knauss sugere que o Informativo seja
distribuído fora das áreas institucionais de Arquivologia, como
gabinetes de Governadores e Prefeitos, instituições que apóiem cursos e
eventos na área de Arquivologia e instituições que financiem programas
de preservação e restauração de acervos. O conselheiro Lamberto propõe
que o Informativo nº 1 inclua uma apresentação do CONARQ, com
histórico, suas funções, uma espécie de "Quem somos?" a fim de
propiciar ao leitor leigo uma maior compreensão sobre as atividades do
CONARQ. A conselheira Daysi parabeniza a iniciativa da equipe de
Coordenação do CONARQ e ressalta a importância da necessidade do uso de
uma linguagem menos formal e mais jornalística no Informativo. O
presidente do CONARQ indaga aos conselheiros sobre a necessidade de se
formar um conselho editorial dentre os conselheiros para a definição da
pauta de edição do Informativo. O Plenário considerou que um conselho
editorial poderia burocratizar a dinâmica do Informativo, ficando
deliberado que a equipe de Coordenação do CONARQ tenha autonomia para
providenciar a coleta, seleção e aprovação das matérias a serem
veiculadas, bem como coordenar sua edição e supervisionar sua
distribuição. Após a aprovação do Informativo, Domícia inicia a leitura
de uma minuta de resolução que dispõe sobre a criação do Informativo
CONARQ, a qual foi aprimorada por importantes intervenções do
presidente do CONARQ e dos conselheiros Paulo Knauss, Alfredo Tiomno
Tolmasquim, Maria Izabel de Oliveira e Sueli Braga. Encerrada a
discussão sobre o Informativo, o presidente do CONARQ convida a senhora
Domícia Gomes para falar sobre a repercussão da Resolução nº 27 e
apresentar minuta de projeto de lei de arquivos a ser utilizado pelas
prefeituras e câmaras municipais como um modelo para a implantação da
política municipal de arquivos públicos e privados. A senhora Domícia
informa que após a edição da Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008,
dispondo sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos estados, do
Distrito Federal e dos municípios, de criar e manter Arquivos Públicos,
na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a
guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das
informações neles contidas, houve uma grande procura por parte de
prefeituras solicitando orientação no sentido de como proceder para a
criação de Arquivos Municipais e ainda se o CONARQ poderia
disponibilizar um modelo de projeto de lei para sua criação. Neste
sentido, visando atender a estas solicitações, a Coordenação do CONARQ
elaborou um modelo de Mensagem do Prefeito à Câmara de Vereadores,
apresentando modelo de Projeto de Lei que dispõe sobre a criação do
Arquivo Público Municipal, define as diretrizes da política municipal
de arquivos públicos e privados de interesse público e social e cria o
Sistema Municipal de Arquivos. Em seguida, a senhora Domícia Gomes
projeta o texto da referida minuta no "telão" para que, na medida em
que se apresentem sugestões de alterações, se possa proceder às
correções diretamente no texto. Houve longa discussão sobre a minuta
apresentada e, devido ao avançado da hora, o presidente do CONARQ
encerra a sessão do primeiro dia de reunião, informando que a discussão
será retomada no dia seguinte.
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